4M 변경 신고를 받았다 — 승인·조건부·거절을 무엇으로 가르나

세 줄 요약

1. 신고 대상인지는 「사람이 바뀌었나」가 아니라 결과물의 특성, 또는 그 특성을 보증하던 근거가 바뀌었나로 가른다.
2. 승인·조건부·거절은 안전·법규 해당 여부와 검증 데이터 유무의 조합으로 갈린다. 데이터가 없으면 거절이 아니라 자료 미비 반려다.
3. 변경으로 원가가 내려갔을 때 단가를 요구할 수 있는지는 바꾸기 전에 조건을 적어 뒀는가로 갈린다. 신고서를 받고 나서 깎는 것은 위험하다.

신고서를 받아 놓고 결재란에서 멈추는 이유는 대개 하나다. 무엇을 보고 가를지 정해 둔 적이 없어서다. 빈 양식은 여러 서식 사이트에서 팔리지만¹, 그 칸을 무엇으로 채울지는 아무도 팔지 않는다. 필요한 건 세 개의 질문이고 순서가 있다. 이게 신고 대상이 맞나, 승인·조건부·거절 중 무엇인가, 이 변경으로 원가가 내려갔다면 단가는 누가 가져가나. 대부분은 셋째에서 멈춘다. 품질은 안전만 보고 구매는 신고서를 아예 안 보기 때문이다.

① 신고 대상인가 — 세 질문을 순서대로

첫째, 결과물의 특성이 바뀌는가. 재질·치수·성능·외관·신뢰성 중 하나라도 움직이면 그 시점에 대상이다. 여기까지는 쉽다.

둘째, 특성은 그대로여도 그 특성을 보증하던 근거가 바뀌는가. 공법, 설비·금형, 제조장소, 외주처, 검사 방법. 결과물이 같아 보여도 같다고 말할 근거가 달라졌으면 대상이다. 도금 설비를 교체하는 동안 외주처에 돌렸다가 도금이 벗겨진 채 납품된 사례가 보고돼 있다². 부품 도면은 한 줄도 안 바뀐 건이었다.

셋째, 둘 다 아니면서 이미 승인받은 관리 범위 안의 변동인가. 작업자 교대, 동일 사양 자재의 로트 교체, 계획된 예방보전이 여기다. 비대상이되 이력은 남긴다.

여기서 걸리는 함정이 셋 있다. 특수공정 자격자가 바뀌면 작업자 교대라도 대상이다. 용접·도금·열처리·납땜처럼 결과를 사후에 전수로 확인할 수 없는 공정이 그렇다. 임시 변경도 마찬가지다. 「설비 고쳐지면 원래대로 돌릴 거라」 신고를 건너뛰는데, 미신고 사고가 이 유형에서 자주 나온다. 남은 하나는 2차 협력사 변경이다. 공급사 입장에서는 자기 회사 밖의 일이라 신고서에 안 적는다. 항목표에 「협력사·2차 협력사 변경」을 명시해 두지 않으면 계속 빠진다³.

② 승인 / 조건부 / 거절을 가르는 판단표

네 가지만 확인하면 갈린다. 안전·법규 관련 부위인가, 고객 승인 도면·사양에 명시된 항목인가, 원복이 가능한가, 변경 전후 비교 데이터가 있는가.

거절은 생각보다 드물게 쓴다. 거절처럼 보이는 자리 대부분이 실은 「자료 미비 반려」이거나 「고객 승인 선행」인데, 구분하지 않고 반려 도장만 찍으면 공급사는 뭘 고쳐 와야 하는지 모른 채 같은 서류를 다시 낸다.

조건부 승인의 조건란에는 네 줄이 있어야 한다. 검증 항목과 판정 기준을 숫자로, 초도품 수량·롯트 수와 식별 방법, 조건이 풀리는 시점을 날짜나 롯트 수로, 미달 시 원복 책임과 비용 부담자. 셋째가 빠지면 영구 조건부가 되어 아무도 관리하지 않는다. 기한 없는 임시 승인은 시간이 지나면 미신고 변경과 구분이 안 된다.

③ 원가가 내려가는 변경일 때 — 단가는 누가 가져가나

공법을 바꿔 개당 원가가 내려갔다. 단가 인하를 요구할 수 있나?

갈림은 하나다. 바꾸기 전에 그 조건을 적어 뒀는가. 신고서를 받고 나서 계산기를 두드리기 시작했다면 이미 늦었다.

가상의 숫자로 보면 이렇다. 개당 재료비 1,180원짜리 부품의 공법을 바꿔 1,020원이 됐다고 하자. 개당 160원, 연 24만 개면 3,840만 원이다. 이 돈의 임자는 절감이 누구의 투입에서 나왔는지로 정해진다.

넷째 줄이 이 글에서 제일 하고 싶은 말이다. 공급사가 자기 돈으로 얻은 개선분까지 가져가면 그 공급사는 다음 개선을 신고서에 적지 않는다. 안 적어도 결과물이 같으면 티가 안 나므로, 미신고 변경을 우리가 만들어 내는 구조가 된다.

법적으로도 사후 인하는 위험한 쪽이다. 하도급거래에 해당하면 대금 감액은 원칙적으로 금지되고 정당한 사유는 원사업자가 입증해야 한다. 위탁 시점에 감액 조건을 명시하지 않고 나중에 협조 요청이나 경제 상황 변동 같은 이유를 들어 깎는 것, 단가 인하 합의가 성립하기 전에 이미 위탁한 부분까지 소급 적용하는 것, 경영적자나 판매가격 인하를 이유로 깎는 것은 정당한 사유로 보지 않는 유형에 열거돼 있다. 감액 시 사유와 기준을 적은 서면을 미리 줘야 한다는 절차 규정도 있다⁵. 실무로는 한 문장이다 — 단가 조정을 4M 승인서 하단에 한 줄로 처리하지 않는다. 승인서는 품질 문서고, 단가는 기준을 적은 별도 서면으로 사전에 나가야 한다.

거꾸로도 같다. 우리가 요구한 사양 강화로 공정이 늘었다면 그 인상은 받아야 하는 인상이다. 내려갈 때만 반영하고 올라갈 때 안 받으면, 공급사는 다음부터 원가가 내려가는 변경을 제안하지 않는다.

④ 미신고 변경이 나중에 발견됐을 때

순서를 지키지 않으면 뒷단이 전부 추정치가 된다.

1. 범위부터 확정한다. 변경 개시일을 특정하고 그 이후 출하된 롯트 번호·수량·납품처를 목록으로 만든다. 건너뛰고 책임 얘기로 가면 나머지 전부가 추측 위에 쌓인다.
2. 재고를 세 곳에서 동시에 격리한다. 자사 창고, 공급사 창고, 운송 중. 한 곳만 잡으면 잡는 동안 나머지가 흘러 나간다.
3. 소급 검증은 변경 전 승인 조건과 같은 항목으로 한다. 이 참에 새 항목을 얹으면 공급사가 「원래 없던 요구」라며 버티고, 검증이 협상으로 바뀐다.
4. 우리도 고객에게 알려야 하는 건인지 판단한다. 우리 고객 사양에 걸리는 항목이면 우리 역시 신고 의무가 있다. 늦게 알리는 쪽이 안 알리는 쪽보다 낫다.
5. 비용은 항목을 먼저 세우고 금액을 뒤에 붙인다. 클레임 처리비, 재검사비, 재포장비, 재납품 운송비, 기회손실비², 여기에 선별비와 라인 정지 손실까지. 항목 없이 총액부터 부르면 협상이 성립하지 않고, 부담 비율도 원인 기여도에 따라 항목별로 갈린다.
6. 재발 방지를 「교육 강화」로 끝내지 않는다. 사람이 조심해서 될 일이면 애초에 안 터졌다. 변경 승인 없이는 출하 라벨이 발행되지 않게 하는 것, 정기 공정감사에서 설비·외주처 목록을 승인 이력과 대조하는 것, 임시 변경에 종료일 입력을 필수로 거는 것. 셋 다 사람이 아니라 절차가 막는 방식이다.

신고서를 받은 날 그 자리에서 볼 것

• 결과물의 특성이 바뀌는가, 특성을 보증하던 근거가 바뀌는가 — 둘 중 하나에 걸리는지 확인했다
• 특수공정 자격자·2차 협력사·임시 변경 세 함정을 따로 봤다
• 안전·법규 또는 고객 승인 사양 항목이면 고객 승인 선행으로 돌렸다
• 데이터가 없는 건은 거절이 아니라 자료 미비 반려로 처리하고, 낼 항목을 적어 줬다
• 조건부라면 검증 기준·초도품 수량·해제 시점·미달 시 부담자 네 줄을 적었다
• 임시 변경에 종료일과 원복 조건이 들어갔다
• 원가가 내려가는 변경이면 절감의 원인이 누구의 투입인지 먼저 확인했다
• 단가 조정은 승인서가 아니라 사유·기준을 적은 별도 서면으로, 사전에 냈다
• 인하 합의 전에 이미 위탁한 물량에는 소급하지 않았다

이 판단표는 일반적인 실무 관점을 정리한 것이다. 신고 대상 범위와 승인 절차의 실제 경계는 고객사별 요구사항과 계약서가 정하고, IATF 16949 요구사항의 공인 해석은 IATF가 발행한 FAQ·공인 해석 문서가 기준이다. 최종 판단은 고객사 요구사항 확인과 인증기관 확인을 거쳐야 한다⁶⁷. 하도급법 적용 여부도 거래 형태에 따라 갈리므로 개별 건은 전문가 확인이 필요하다.

본문의 단가·수량·절감액은 전부 설명용 가상값이며, 특정 기업·거래처·품목의 실제 사례가 아니다. 표준 원문 조항은 인용하지 않았고, 공개된 FAQ·공인 해석 문서만 링크로 참조했다.